Richtig und geschickt mailen - wie geht das und warum ist das gut so? ===================================================================== Andrea 'Princess' Wardzichowski princess@bofh.de Erschienen in den Cybernews Dezember 2009 Einleitung ---------- Die Kommunikationsform "E-Mail" gibt es schon sehr viel länger als das Internet selber. Auch vor dem Internet gab es bereits andere Netze (mit Standleitungen) und auch Mailboxnetze (die ihre Nachrichten per Telefon von einem Teilnehmer zum nächsten übertrugen). Auch die Rechnerlandschaft sah vor 20 Jahren komplett anders aus als heute. Großrechner von IBM und DEC dominierten den professionellen EDV-Bereich, im privaten gab es Commodore C64, etwas später den Amiga, Apple][ oder auch Atari ST. Ungefähr zu dieser Zeit erschien auch derIBM-kompatible PC auf dem Markt. An den deutschen Universitäten waren die Betriebssysteme Vax/VMS und diverse Unixe der Firmen SUN, SGI, DEC, HP, IBM und auch Siemens vorhanden. Wie Ihr Euch vorstellen könnt, funktionierten diese Systeme alle unterschiedlich und z.T. auch mit unterschiedlicher Zeichensatzcodierung. Außerdem waren die Netzverbindungen dünn. Ganze Universtitäten wurden mit einer Bandbreite versorgt, die heute einem ISDN-Kanal entspricht, nämlich 64 kbit. Der kleinste gemeinsame Nenner ------------------------------ Es war also ein Grundproblem der Kommunikation zu lösen: die Suche nach dem kleinsten gemeinsamen Nenner, damit jeder mit jedem kommunizieren konnte. Aus Gründen der Praktikabilität ergaben sich bestimmte Regeln für die äußere Form einer Mail und auch auch für den Umgang miteinander (die sog. NETiquette). Im folgenden sollen geschickte Methoden für die äußere Form von E-Mails besprochen und erläutert werden. Die wichtigsten E-Mail-Header (Kopfzeilen) ------------------------------------------ Möchte man eine E-Mail schicken, ist die technische Grundvoraussetzung die korrekte Konfiguration einer gültigen Absenderadresse. Dies ist je nach verwendetem Mailprogramm unterschiedlich einzurichten. Das zweite unverzichtbare Datum ist die (natürlich auch korrekte) Empfängeradresse. Jetzt aber schon kommen wir zur Subject:(Überschrift-)Zeile. Das Subject ist wie bei einem Brief auf Papier die Betreffzeile. Um das Mailen zu erleichtern, sollte es treffend gewählt sein (also nicht nur "Hallo"). Auch Leerlassen ist ein Faux-pas: viele Spamschutzprogramme bewerten es negativ, wenn eine Mail eine leere Subjectzeile hat und die Mail läuft dann eher Gefahr, im Spamordner zu landen. Ein weiteres wichtiges Feld im Mailheader ist das CC:. CC steht für "Carbon Copy", also wörtlich ist dies ein Durchschlag, wie man ihn früher bei der Schreibmaschine kannte. Beim Mailen wird einfach eine Kopie der Mail an eine oder mehrere weitere Empfängeradressen geschickt. An wen die Mail alles geht, ist für alle Empfänger ersichtlich. Z.B. bei einer Geburtstagseinladung ist es sicher auch kein Problem, wenn alle Eingeladenen sich gegenseitig in der Mail sehen. Im professionellen Bereich allerdings gilt es als unhöflich (und auch dem Datenschutz nicht zuträglich), wenn sich alle Empfänger einer Mail im Header sehen können. Schließlich geht es niemanden etwas an, wer welchen Newsletter erhält. Für die Lösung dieses Problems gibt es folgende Möglichkeit: das sog. BCC:-Feld. BCC steht für "Blind Carbon Copy". Wessen Empfängeradresse hier eingetragen ist, erhält eine Kopie der Mail, aber der eigentliche Adressat merkt hiervon nichts. Dies kann ein gutes Mittel sein, aber bitte bedenkt die Folgen, wenn Ihr vertrauliches an eventuell nicht beteiligte Personen mailt. Ein weiterer nützlicher Mail-Header ist das Reply-To:-Feld. Hier kann ich angeben, wenn die Antwort nicht oder nicht nur an den Absender zurückgehen soll. Ich kann hier eine alternative eigene Mailadresse eintragen oder vielleicht meine Adresse und die Adresse von Freunden, damit z.B. bei einer Verabredung sichergestellt wird, daß alle den Ort und die Zeit mitbekommen und vielleicht geht nicht jeder auf "Group Reply", sondern nur auf "Reply" und dann ginge die Mail nur an den direkten Adressaten zurück, nicht an die Teilnehmer im CC:. Der Inhalt der Mail ------------------- Wiederum gehen hier viele Regeln auf eine Zeit zurück, als man noch vor Textterminals mit grüner Schrift und 80 Zeichen in 24 Zeilen saß. Man brach eine Zeile idR. nach 72 Zeichen um, um die Lesbarkeit zu erhalten. Heute werdet Ihr vielleicht sagen "Zeilenlänge ist doch kein Problem, ich ziehe einfach das Fenster breiter auf", aber dies ist nur die halbe Wahrheit. Natürlich sind heute Fensteroberflächen auf Arbeitsplatzrechnern gängig und nicht mehr wegzudenken (und es würde auch niemand mehr darauf verzichten wollen). Aber: durch die vielen kleinen, mobilen Geräte ist es auch heute noch durchaus sinnvoll, die Zeilenlänge in einer Mail zu begrenzen. Wenn man einen Editor für den Text verwendet, kann man dies leicht einstellen. Beim Beantworten einer Mail wird dies nämlich relevant, wie wir gleich sehen werden. Beantworten einer Mail und zitieren ----------------------------------- Beantwortet man eine Mail, wird der Subjectzeile das Kürzel "Re:" vorangestellt. Aus dem Subject "Unsere Verabredung" wird also "Re: Unsere Verabredung". Nun sieht man natürlich Mailprogramme, die das anders machen und z.B. "AW:" verwenden oder "Antwort:" oder mehrfache "Re: Re: Re:" oder Mischformen von "Re: AW: RE: AW:" usw. Dies aber ist alles nicht korrekt. Wer aber sagt, was im Internet-E-Mail-Verkehr korrekt ist? Die Grundlagen für alle Protokolle und Vorgehensweisen im Netz sind die RfCs. RfC steht für "Request for Comment", was im ersten Moment ja gar nicht so sehr nach "verbindliche Regel" oder gar "Gesetz" klingt. Dennoch sind in diesen Dokumenten alle Einzelheiten festgelegt. Das RfC legt u.a. fest, wie Mailadresse auszusehen hat, wie lang sie sein darf und welche Zeichen vorkommen dürfen und das RfC bestimmt eben auch, wie eine beantwortete Mail zu kennzeichnen ist. Daß sich nicht alle Hersteller von Mailprogrammen daran halten, ist bedauerlich, zeigt aber auch, daß in der Funktion des Internets sehr viel auf Konsens beruht und nicht auf Gesetzen. Das wäre auch schwierig, wenn Gesetze sind typischerweise an Staaten gebunden, das Internet ist aber zweifellos international. An dieser Stelle plädiere ich also dafür, sich den gängigen Gepflogenheiten anzupassen, statt auf einer Sonderlösung zu beharren, auch wenn man es vielleicht bisher nicht anders kannte. Ein weiterer Punkt, bei dem sich zuweilen die Gemüter erhitzen und die Geschmäcker auseinandergehen, ist das Zitieren der vorhergehenden Mail. Als ich im November 1990 ins Internet (und BITNET damals auch) kam, ging man wie folgt vor: den Zeilen der zu beantwortenden Mail wurde das Zitierzeichen "> " voransgestellt. So waren sie Zeilen als Zitat erkennbar. Man antwortete dann jeweils unterhalb der betreffenden Zeile, auf die man sich bezog. Dies stellte den wirklichen Vorteil von Mail gegenüber Briefen auf Papier dar: bei Briefen kann man sich immer nur in Worten auf bestimmte Textstellen beziehen. Alles, worauf man nicht antwortete, wurde gelöscht. Das sah ungefähr so aus: > Wollen wir uns nächste Woche treffen? Ja, gern, Dienstag oder Mittwoch hätte ich Zeit > Wenn ja, wo wollen wir hin? Entweder in die übliche Kneipe oder mal das neue Restaurant ausprobieren. Was sagst Du? Bis dann! Jetzt wird auch der Sinn der oben angeführten 72-Zeichen-Regel klar: es sollte sichergestellt werden, daß man 3-4 Zitier-Ebenen darstellen kann, ohne daß der Text unschön umgebrochen wird. In der Zwischenzeit kamen allerdings mit Lotus Notes und später mit Outlook Express Mailprogramme auf den Markt, die sich nicht an diese sinnvollen Konventionen hielten und die Mail des Senders einfach unter die Antwort anhängten. Im Internetjargon nennt man dies TOFU, dies steht für "Text oben, Fullquote unten". Im geschäftlichen E-Mail-Verkehr wird neuerdings gerne angeführt, daß das massenhafte untereinanderhängen von Mail notwendig sei, damit alle Mailpartner den Vorgang nachvollziehen können. Hierzu eignet sich allerdings ein Ticketsystem besser. Außerdem konnte mir noch niemand glaubhaft versichern, daß er sämtliche Mails, die einem Vorgang anhängen, schon einmal komplett gelesen hat. Es kommt hier nämlich dazu, daß wir in Mitteleuropa von oben nach unten lesen. Bei der TOFU-Zitiertechnik hingegen befindet sich die älteste Mail ganz unten. Man muß also nach unten blättern, dann zurück an den Anfang der ältesten Mail und diese lesen. Dann blättert man zurück an den Anfang der zweitältesten Mail und liest diese usw. usf. Dies ist also ein recht umständlicher Vorgang. Um die Kritik einmal auf den Punkt zu bringen, hier ein kleines Beispiel: A: Weil es die Lesbarkeit des Textes verschlechtert. Q: Warum ist TOFU so schlimm? A: TOFU F: Was ist das groesste Aergernis im Mailverkehr? Niemand liest gern von unten nach oben, daher meine ich, daß Inline-Quoting (der zuerst vorgestellte Zitierstil) angenehmer für alle Parteien ist und daher bevorzugt werden sollte. Reply, Group Reply, Forward, Bounce ----------------------------------- Beim Antworten und weiterleiten unterscheidet man folgende Begriffe: - Reply / Antworten Die Antwort geht nur an den Absender zurück - Group Reply / Antwort an alle Die Antwort geht an Absender und alle Personen im CC: - Forward / Weiterleiten Man schickt die Mail an eine dritte Person weiter, dabei wird kenntlich gemacht, daß sie nicht um ursprünglichen Adressaten kommt, sondern vom Weiterleiter. - Bounce / Weiterleitung mit Erhalt des Absenders Beim Bouncen einer Mail bleibt der urspüngliche Absender in der From:-Zeile erhalten und der Weiterleiter ist nur mit etwas Übung erkennbar. Bitte bedenkt hier, keine Verwirrung zu stiften, denn der ursprüngliche Absender wollte ja Euch erreichen und nicht jemand anderen, an den Ihr die Mail vielleicht weiterbounct. Bitte schaut jeweils in Euer Mailprogramm wie die Funktionen jeweils heißen. Gerade Forward und Bounce heißen oft verwirrend ähnlich. Attachments und HTML in Mails ----------------------------- Selbstverständlich wünscht sich niemand in die Zeit zurück, in der die Standleitungen so dünn waren, daß man bei Datenübertragung aller Art, also auch bei E-Mail furchtbar sparsam sein musste. Aus dieser Zeit stammen auch die Regeln der NETiquette, daß eine Signature unter der Mail die Länge von 4 Zeilen nicht überschreiten sollte. Dennoch gibt es ein paar Richtlinien, die auch heute gelten, auch wenn Bandbreite nicht mehr der limitierende Faktor ist. Beispiel HTML in Mails: Zu Anbeginn des Internet war das WWW und HTML noch nicht einmal erfunden. HTML ist eine Seitenbeschreibungssprache für das WWW, also das Protokoll http. Auch hier wurden durch verbreitete Mailprogramme ungeschickte Fakten geschaffen: Mails wurden als normaler Text und zusätzlich als HTML verschickt, was die Mail um ca. 2/3 aufblähte und was sich nicht einmal alle Mailpartner ansehen konnten, s. "kleinster gemeinsamer Nenner". HTML war nie für den Mailverkehr gedacht und es bringt auch jetzt keinerlei Vorteile, nur mehr Traffic. Die Empfehlung ist hier zweifellos, HTML in Mails ganz abzuschalten. Empfänger an Mobiltelefonen werden Euch dankbar sein! Eine weitere schöne Erfindung sind die Attachments. Man kann heute der Mail problemlos Dokumente im PDF-Format oder auch Bilder anhängen. Allerdings ist auch hier Vorsicht geboten: E-Mail kann nur 7-Bit-ASCII übertragen, d.h. alle Formate, die 8 Bits nutzen (wie eben Bilder) müssen verschlüsselt werden. Hierzu wird heute die sog. BASE64-Kodierung verwendet. Diese bläht aber das Dokument weiter auf, was berücksichtigt werden muß, da viele Mailserver, die eine E-Mail passieren muß, eine Größenbeschränkung haben und auch das Postfach beim Empfänger nur endlich groß ist. Bei größeren Datenmengen sollte man sich also unbedingt absprechen, ob E-Mail das Kommunikationsmedium der Wahl ist oder ob man vielleicht Bildergalerien nicht lieber im WWW ablegt (und vielleicht mit Passwort schützt, damit nicht die ganze Welt und alle Suchmaschinen die Bilder archivieren). Nicht versendet werden sollten Word- oder Openoffice-/Staroffice-Dokumente. In diesen kann man über die Funktion Bearbeiten eventuell herausfinden, wie der Text in früheren Versionen verändert worden ist. Bei MS-Word kommt erschwerend hinzu, daß viele Versionen nicht nur den Text und die Formatierungsmerkmale abgespeichert haben, sondern auch Stücke vom Hauptspeicher des Rechners, die mit dem Text gar nichts zu tun haben. Dort kann man dann schon mal Stücke von Datenbanken oder im schlimmsten Falle auch Passworte auslesen! (Für Unix/Linuxnutzer unter Euch: das geht mit dem Kommando strings word.doc | less . Einfach mal testen und gucken, was Ihr alles findet!). Wer sich nun ganz genau mit dem Mailen und vor allem den Mailheadern befassen möchte, dem seien folgende Seiten ans Herz gelegt: RFC 2821: http://www.ietf.org/rfc/rfc2821.txt Mail Header lesen und verstehen: http://th-h.de/faq/headerfaq.php